Her vælger du de forskellige moduler som I er tilknyttet – Indkaldelser, Værkstedsrapportering.

Her er de vigtigste sider, som du skal bruge, når du arbejder med indkaldelser:

Oversigt: Viser en oversigt over det modul du har valgt (Indkaldelser eller Værkstedsrapportering)
Ønsker tid: Håndtér kunder som ønsker at booke tid
Afventer: Kundeliste som venter på at blive afsendt
Opfølgning: Når kunder er blevet indkaldt kommer de ind på denne side, så man kan følge op.
Ejerskifte: Kunder som automatisk registreres som ejerskifte ses herinde. Man kan bruge denne liste til at ajourføre sit system.
Kundeliste: I denne liste er alle kunder samlet. Bruges primært til at søge på kunder.
Statistik: Her kan man se resultater på det valgte modul
Hjælp: Her kan du findes vores guide til AutoFlows

Hvert emne vil blive gennemgået i denne guide.

“Ønsker tid” er siden hvor du kan følge med i hvilke kunder der siger JA til “Ønsker du at booke tid?”

Herinde kan du se en oversigt over kunder, som ønsker at booke tid, og hvorvidt det er til service, synstjek eller hjulskift. Man kan også se andre oplysninger på kunderne, såsom navn, registreringsnummer og bilmodel.

Hvis du er oprettet som bruger i dashboardet, så vil du modtage notifikationer på din e-mail, når en kunde ønsker at booke tid.

Du skal håndtere kunderne som ønsker at booke tid – de kan enten vælge at sige “Jeg ønsker at booke tid online” eller “Jeg ønsker at blive kontaktet af værkstedet”

Hvis de vælger at booke tid online, så skal du checke om kunden har booket via jeres onlinebooker. Hvis kunden ikke har booket – kontakt da kunden og få dem booket ind.
Hvis kunden vil kontaktes af værkstedet, så skal I kontakte kunden og booke kunden ind.

For at håndtere en kunde i “Ønsker tid”, så skal du klikke på kunden. Når du har klikket på kunden, så vil du komme ind på den specifikke bestilling (se nedenstående billede).

Først checker du om kunden har booket tid online eller om kunden vil kontaktes. Hvis kunden vil booke tid online:

Check jeres bookingsystem om kunden er booket ind – hvis kunden har booket sig ind, tryk JA (1) til “Er kunden blevet booket ind?”
Hvis kunden IKKE har booket sig ind, så kan du trykke NEJ, skrive en kommentar (2), og derefter trykke GEM.

Man trykker LUKKET (3) og derefter GEM OG LUK, når bestillingen er fuldt ud håndteret.

Hvis kunden vil kontaktes af værkstedet, så kontakter man kunden og håndterer alert’en.

Herinde finder du alle de kunder, som vil blive indkaldt. For at kunden kan indkaldes, kræver det en gyldig e-mail eller telefonnummer. Hvis kunden mangler begge dele, så vil kunden ikke blive kaldt ind.
Kunden modtager først en email, og 7 dage efter en sms, så fremt der er hhv. mail og telefonnummer til rådighed. Ellers anvendes den samme kontaktform begge gange. Kunder indkaldes på den angivne indkaldelsesdato kl. 16.

Man kan opdatere kunderne ved at klikke ind på den enkelte kunde, skrive en e-mail eller et tlf.nr. og derefter trykke “opdater” – herefter indkaldes kunden.
Kunder som man ikke vil indkalde skal fjernes herinde fra – dette gøres ved at klikke ind på den specifikke kunde og trykke “Fjern” (1).

Hvis man skal opdatere kundens oplysninger inden der indkaldes, så skal man lidt længere ned på siden (2), indtaste korrekte oplysninger og trykke “opdater”.

Når kunderne er blevet indkaldt, så ryger de automatisk over i “Opfølgning”.

Best Practice
Da vi sender en påmindelse ud en uge efter første indkaldelse, så anbefaler vi at følge op på kunderne 10-14 dage efter indkaldelsesdato.

Kommentér
Når der foretages opfølgning på en kunde, så kan man skrive en kommentar på kunden og angive kontaktdato. Ved at kommentere er det nemt at følge med i, hvornår kunden er blevet fulgt op på, og hvor mange gange der er forsøgt kontaktet. Dette kræver dog at man noterer opkaldsdato og antal opkald i kommentarfeltet.

Vores system laver et automatisk DMR-check – hvis kunderne har solgt deres bil, og hvis DMR er ajourført, så vil kunden automatisk frasorteres og komme ind på “Ejerskifte”-listen.

Listen kan bruges til at ajourføre jeres egne data, så I ikke ringer forgæves op til kunder, som har solgt deres bil.

Kundelisten er listen over alle kunder:

Frasorterede
Afventer
Indkaldte

Kundelisten skal ses som et søgeværktøj i databasen.

Her kan du se nogle resultater for indkaldelsesmodulet. Man kan f.eks. se andelen af kunder, som ønsker at booke tid, og dem som ikke gør:

Vi anbefaler at man kigger på de forskellige resultater for at se hvordan det går med ens indkaldelser.

Her ligger vores guide, så man kan komme i gang med dashboardet. Der vil løbende indsættes hjælpemateriale baseret på feedback.

Her vælger du tidsperiode – vi kalder den vores “Quick-menu” for tidsperiode.

Inde under “Filtre” vil du kunne se flere muligheder for at filtrere på måneder, kvartal og år.

Med vores filtre kan du udvælge specifikke kriterier for, hvordan du vil se kundedata i dashboardet.

Vi anbefaler at man leger lidt med filtrene for at lære hvordan filtrene fungerer, men også hvordan kundedata ser ud med forskellige filtre.

De store blokke indikerer de primære nøgletal vi har på jeres modul – det vil være forskelligt på indkaldelser og værkstedsrapportering.

Hvis du er blevet oprettet med en administrativ rolle i dashboardet, så vil du kunne oprette andre medarbejdere.

Udfyld oplysningerne på din medarbejder, og tryk “Opret” – Medarbejderen vil herefter modtage en invitation til dashboardet – vær opmærksom på at du skriver e-mailen og afdelingsnummeret korrekt. Du kan se dit afdelingsnummer på din egen profil.

Den overordnede datafiltrering fungerer lidt som filtrene. Du kan vælge at se din data på baggrund af indkaldelsestype, afdeling (hvis du er tilkoblet flere afdelinger), og bilmærke.

Her vil der løbende komme videoguides til Dashboardet.